Description de poste

Au cœur de l’entreprise, vous aurez pour mission principale d’épauler le Président et chef de la direction dans la réalisation de ses objectifs stratégiques. Votre rôle consistera à :

• Coordonner efficacement son agenda, veillant à l’actualisation et à l’organisation rigoureuse des rendez-vous.
• Préparer méticuleusement les rencontres avec les membres du conseil et les investisseurs…
• Garantir la tenue des réunions essentielles au Système de Gestion des Performances Managériales (SGPM).
• Participer activement aux réunions – en support ou en prenant part aux actions –, gérer les procès-verbaux, le matériel de soutien (SharePoint inclus).
• Organiser avec précision les déplacements professionnels du dirigeant ainsi que ceux des hauts cadres.
• Orchestrer les réunions internes et externes : tout est dans le détail… planification, logistique, accueil, restauration et communication.

Vous serez également chargé(e) de :

• Gérer les notes de frais du Président ainsi que celles de son personnel.
• Contribuer à la création des présentations destinées à un public interne ou externe.
• Assister dans l’élaboration et la diffusion de rapports diversifiés.
• Apporter votre soutien aux autres membres du comité exécutif.

Dans vos tâches administratives quotidiennes, vous serez amené(e) à :

• Rédiger divers documents avec une attention particulière pour leur qualité linguistique ; traduire si nécessaire ; créer et diffuser mémos et bulletins d’information…
• Suivre et coordonner les certifications conformes aux normes d’entreprise.
• Gérer le flux d’e-mails ainsi que le processus d’approbation.

Votre polyvalence vous permettra aussi :

• De travailler sur plusieurs projets en lien direct avec le département du Président.
• De participer activement à la coordination des projets spéciaux.

Enfin, vous coordonnerez certains efforts stratégiques d’approvisionnement sous l’égide du dirigeant. Vous préparerez ses feuilles de temps ainsi que celles sélectionnées parmi ses Vice-présidents. Le filtrage efficace des appels téléphoniques lui étant destinés fera également partie intégrante de vos responsabilités…

Et bien sûr : « Toutes autres tâches connexes » qui pourraient émerger selon les besoins exprimés par notre leader visionnaire.

Qualifications requises

Expérience :
Une décennie au moins consacrée au secrétariat administratif est exigée ; incluant deux années dédiées au support d’une direction générale.

Compétences linguistiques :
Le bilinguisme (français/anglais) n’est pas négociable – il est requis.

Formation :
Un diplôme collégial en bureautique ou équivalent dans un domaine connexe sera votre passeport pour rejoindre notre équipe.

Compétences techniques :
Votre maîtrise avancée des outils Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) doit être irréprochable. Une solide connaissance en technologie bureautique est attendue.

Communication :
Des compétences exceptionnelles tant orales qu’écrites sont indispensables pour réussir dans ce poste clé.

Qualités personnelles :
Nous recherchons une personne autonome dotée d’un esprit collaboratif affirmé. Vous devez être capable de répondre promptement aux demandes urgentes avec discernement tout en maintenant une attitude professionnelle sans faille… Votre engagement doit être total!